Kapacitets- & resursplanering för projektledare
Full kontroll på teamets beläggning — för 9 kr per person och månad
Kapacitetsplanerare visar hur teamets tillgängliga timmar förhåller sig till det projekten kräver, vecka för vecka. Du ser vem som är överbelagd, vem som har ledig tid och vad som händer med portföljen när ett projekt flyttas — utan kalkylblad och utan versionskaos.
Igång på under 15 minuter · Ingen bindningstid · Svenskt bolag, data inom EU
9 kr
per användare och månad, allt inkluderat
< 15 min
från konto till första planen
Realtid
beläggningen räknas om direkt
Obegränsat
antal projekt och aktiviteter
Grunderna
Vad är kapacitetsplanering?
Tre begrepp som ofta används synonymt — men som svarar på olika frågor.
Kapacitetsplanering är arbetet med att matcha teamets tillgängliga arbetstid mot det arbete projekten kräver, över en given period. Du räknar fram hur många timmar varje medarbetare kan arbeta, fördelar projektens behov över veckorna och jämför de två. Differensen är din planeringsinformation: var finns ledig kapacitet, och var uppstår överbeläggning innan leveransen är hotad.
Kapacitetsplanering
Portföljnivå. Har vi tillräckligt med timmar för det vi lovat de kommande månaderna? Svaret avgör om du kan säga ja till nästa uppdrag.
Resursplanering
Projektnivå. Vem gör vad, vilken vecka, med hur många timmar? Här fördelas kapaciteten på namngivna personer och aktiviteter.
Beläggningsplanering
Individnivå. Måttet är beläggningsgrad: allokerade timmar ÷ tillgängliga timmar × 100. 32 av 40 timmar är 80 procent. Planera på 75–85 procent — resten går till möten och oförutsett.
Funktioner
Fyra vyer som täcker projektledarens vecka
Samma underliggande data, fyra sätt att läsa den — översikt när du rapporterar uppåt, tidslinje när du planerar om, aktiviteter när du styr det löpande arbetet.
01 — Kapacitetsöversikt
Se på tio sekunder vem som har utrymme
Dashboarden samlar beläggning per medarbetare, total kapacitet och kommande veckors utsikt på ett ställe. Överbelagda personer flaggas automatiskt, så du hittar problemen medan de fortfarande går att lösa.
Bra för: veckoavstämningen och frågan “kan vi ta det här uppdraget?”
02 — Tidslinje & Gantt
Planera vecka för vecka, justera direkt i vyn
Tidslinjen visar vem som arbetar med vad och när. Du ändrar allokeringar där du ser dem, och beläggningen räknas om samtidigt — ingen omväg via ett kalkylblad som någon annan äger.
Bra för: omplanering när ett projekt förskjuts eller en person blir sjuk
03 — Projektöversikt
Hela portföljen i en vy, på den nivå du behöver
Alla projekt med datum, tilldelade resurser och beläggning samlat. Växla mellan dag, vecka, månad och år, och flytta aktiviteter med drag and drop när planen ändras.
Bra för: styrgruppsunderlag och portföljöversikt utan att bygga en ny rapport
04 — Aktiviteter & Kanban
Från plan till arbete som faktiskt blir gjort
Bryt ner projekten i aktiviteter och prioritera i en tavla med Prio 1–3 och oprioriterat. Sätt estimat, status och ansvarig, filtrera på projekt eller person, och låt estimaten fylla på beläggningen automatiskt.
Bra för: den dagliga styrningen mellan planering och leverans
Jämförelse
Alternativ till dyra resursplaneringsverktyg
Float, Monday.com, Smartsheet och Microsoft Project är byggda för att sälja en hel svit — tidrapportering, fakturering, automationer och rapportmotor. Behöver du bara veta om teamet räcker till betalar du för resten ändå, och sätter upp vyerna själv. Kapacitetsplanerare gör en sak, till samma pris för alla: inga nivåer, inga paket, ingen förhandling.
| Kapacitetsplanerare | Float | Monday.com | Smartsheet | Microsoft Project | Excel / Sheets | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pris per användare och månad | 9 kr | ca 65–100 kr | ca 100–200 kr | ca 100–250 kr | ca 100–550 kr | Licens du redan har |
| Minsta antal användare | 1 | Flera platser i bottenpaketet | Säljs i platsblock om 3 | Beror på plan | 1, men per licens | 1 |
| Tid till första planen | Under 15 minuter | Timmar | Kräver att du bygger vyerna själv | Kräver uppsättning av ark och kopplingar | Ofta införandeprojekt | Dagar av mallbygge |
| Antal projekt inkluderade | Obegränsat | Obegränsat | Begränsas av tavlor och poster per plan | Begränsas av ark per plan | Beror på plan | Obegränsat, men manuellt |
| Data inom EU | Ja, svenskt bolag | Amerikansk leverantör | EU-region kan väljas | EU-region på vissa planer | Enligt din Microsoft-tenant | Beror på din uppsättning |
Priser är omräknade riktvärden från leverantörernas publicerade listpriser och kan ha ändrats — verifiera siffrorna mot respektive prislista innan beslut. Varumärkena tillhör sina respektive ägare.
Metod
Så kommer du igång med kapacitetsplanering
Ordningen spelar roll. Börjar du med projekten innan du vet vad teamet faktiskt kan arbeta får du en plan som ser fin ut och aldrig håller.
Steg 01
Kartlägg tillgänglig tid
Skapa organisationen, bjud in teamet och ange arbetstid per vecka för varje medarbetare. Det talet är taket för allt ni kan leverera — och det är oftast lägre än man tror.
Steg 02
Lägg in projekten med datum
Skapa projekt med start- och slutdatum, tilldela medarbetare och allokera timmar per vecka. Här blir det synligt om två projekt räknar med samma person samtidigt.
Steg 03
Läs av beläggningen och agera
Se vem som är överbelagd, vem som har ledig tid och hur de kommande veckorna ser ut. Flytta arbete medan det fortfarande är en planeringsfråga och inte en försening.
Symptomen
Känner du igen det här?
Sex tecken på att planeringen bygger på minne och kalkylblad snarare än data.
Kalkylbladet stämmer bara den dag någon orkade uppdatera det.
Två projekt har räknat med samma person samma vecka.
Du kan inte svara på om ni har utrymme för nästa uppdrag.
Leveranser glider för att bemanningen upptäcktes för sent.
Halva veckomötet går åt till att kartlägga vem som gör vad.
Ni betalar löner för kapacitet ingen vet är ledig.
Pris
Ett pris. Samma för alla. Ingen förhandling.
9 kr per användare och månad, med alla funktioner och obegränsat antal projekt. Det finns ingen dyrare nivå att uppgradera till och ingen rabatt att förhandla fram — priset du ser är priset alla betalar.
Ett team på tio personer kostar 90 kr i månaden. Det är mindre än en timme av en projektledares tid, och ungefär vad en enda missad omplanering kostar i förlorad marginal.
Alla funktioner ingår
per användare och månad, exkl. moms
Obegränsat antal projekt och aktiviteter
Kapacitetsöversikt i realtid
Tidslinje- och Gantt-vy
Resursallokering per vecka
Kanban-tavla för aktiviteter
Automatiska varningar för överbeläggning
Svenskt bolag, data inom EU
Månadsvis · avsluta när du vill
Läs mer
Guider för projektledare & konsultbolag
Fördjupning i kapacitets- och resursplanering — oavsett om du redan använder ett verktyg eller fortfarande kör Excel.
Kapacitetsplanering för projektledare
Så får du överblick över resurser och beläggning i dina projekt.
Läs merKapacitetsplanering för konsultbolag
Planera konsulter över flera parallella uppdrag utan överbokning.
Läs merVad är kapacitetsplanering?
Grundguiden för dig som vill förstå begreppet och komma igång.
Läs merVad är resursplanering?
Skillnaden mellan resursplanering och kapacitetsplanering, förklarad.
Läs merExcel vs kapacitetsplaneringsverktyg
När räcker Excel, och när behöver du ett dedikerat verktyg?
Läs merAnvändare
“Mycket visuellt tilltalande och extremt enkelt att använda. Alla våra medarbetare har full insyn i våra parallellt löpande projekt. Det blir inga överraskningar längre.”
“Äntligen ett verktyg som faktiskt är enkelt att använda. Onboardingen tog tio minuter och teamet var igång direkt.”
Frågor & svar
Vanliga frågor om kapacitetsplanering
Fler frågor? Kontakta oss — vi svarar inom en arbetsdag.
Vad är kapacitetsplanering?+
Kapacitetsplanering är arbetet med att matcha teamets tillgängliga arbetstid mot det arbete projekten kräver, över en given tidsperiod. Du räknar fram hur många timmar varje medarbetare kan arbeta, fördelar projektens behov över veckorna och jämför de två. Skillnaden visar var du har ledig kapacitet och var du riskerar överbeläggning.
Vad är skillnaden mellan kapacitetsplanering och resursplanering?+
Kapacitetsplanering är frågan på portföljnivå: har vi tillräckligt med timmar för det vi lovat? Resursplanering är frågan på projektnivå: vem gör vad, vilken vecka. Kapaciteten sätter ramen, resursplaneringen fyller den — och i Kapacitetsplanerare arbetar du med båda i samma data.
Hur räknar man ut beläggningsgrad?+
Beläggningsgrad = allokerade timmar ÷ tillgängliga timmar × 100. En medarbetare med 40 timmars arbetsvecka som är allokerad 32 timmar har 80 procents beläggning. Över 100 procent innebär överbeläggning och att arbete behöver flyttas eller bemannas om. Ett vanligt planeringsmål är 75–85 procent, eftersom resten går till möten, administration och oförutsett.
Varför kostar det bara 9 kr per användare?+
Priset är detsamma för alla kunder — inga prisnivåer, inga moduler att köpa till och ingen förhandling. Alla funktioner och obegränsat antal projekt ingår, du betalar månadsvis och kan avsluta när du vill.
Hur skiljer sig verktyget från kapacitetsplanering i Excel?+
I Excel underhåller du formler, kolumner och filversioner manuellt, och beläggningen stämmer bara den dag någon uppdaterade filen. Kapacitetsplanerare räknar om beläggningen direkt när en allokering ändras, visar tidslinje och Gantt-vy, varnar automatiskt vid överbeläggning och ger hela teamet samma bild — utan ett enda kalkylblad.
För vilka team passar Kapacitetsplanerare?+
Konsultbolag, byråer, produktionsbolag, interna projektkontor och andra team som driver flera parallella projekt med delade resurser — från två personer upp till ett par hundra.
Hur snabbt kan vi komma igång?+
De flesta team är igång inom 15 minuter: skapa organisationen, lägg in medarbetarnas arbetstid per vecka, skapa projekten med start- och slutdatum och börja allokera timmar.
Var lagras våra uppgifter?+
Kapacitetsplanerare drivs av Stjerna Growth Agency AB, ett svenskt bolag. All data lagras inom EU i enlighet med GDPR.
Sluta gissa. Börja planera.
Det tar en kvart att lägga in teamet och projekten. Sedan vet du varje vecka vem som har utrymme och vem som är på väg att bli överbelagd.
Igång på 10 minuter · Månadsvis · Avsluta när du vill